Identiteit personeel controleren

Neemt u personeel in dienst? Huurt u personeel in via een intermediair? Of laat u personeel via aan- of onderaanneming voor u werken? Dan moet u hun identiteit controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Dit geldt ook voor buitenlandse arbeidskrachten en stagiairs. Uw werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als zij aan het werk zijn.

Stappenplan identiteit vaststellen

Wilt u snel zien of uw nieuwe medewerker voor u mag werken en hoe u zijn identiteit vaststelt? Dat kan met het vijfstappenplan identiteit vaststellen van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Wat neemt u op in uw administratie?

U moet een kopie van het identiteitsbewijs van uw medewerker in uw administratie opnemen. U moet deze kopie 5 kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie, dienstbetrekking of werkzaamheden bewaren. Is de geldigheidsduur van het identiteitsbewijs verlopen? Dan hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs in uw administratie op te nemen.

Wat neemt u op in uw administratie bij inhuur?

Huurt u personeel in via een intermediair of via aan- of onderaanneming? Dan slaat u alleen van ingeleende buitenlandse werknemers een kopie van hun identiteitsbewijs op in uw administratie. U krijgt deze kopie van de uitlenende werkgever. U bewaart u de kopieën 7 jaar na afloop van de werkzaamheden of inhuurperiode. Zo beperkt u de risico's op aansprakelijkstelling door de Belastingdienst.

Let op: Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfsstatus.